Robotyzacja procesów biznesowych stanowi szczególny dział automatyzacji i stosowana jest najczęściej tam, gdzie z różnych przyczyn technicznych realizowane rozwiązania programistyczne, nie mogą być wdrożone. Technologia RPA zakłada optymalizację działań, które będą wiernie odzwierciedlać pracę człowieka. Programowalne boty wykorzystują interfejsy graficzne systemów informatycznych organizacji. Cyfrowi pracownicy w trakcie realizacji zadań gwarantują bezpieczeństwo, odpowiednią jakość pracy oraz eliminację błędów. Boty mają za zadanie wyręczać człowieka w żmudnych, powtarzalnych, monotonnych procesach, pozostawiając przestrzeń i czas do wykonywania kolejnych zadań.
Działalność biur rachunkowych opiera się na realizacji zleceń wielu klientów z różnych branż. Najwyższa jakość usług wiąże się ze znajomością skomplikowanych przepisów prawnych, często poddawanym zmianom i aktualizacjom. Niektóre z czynności wykonywane przez pracowników biur rachunkowych stanowią szereg prostych i czasochłonnych zadań. Tego typu działania mogą z powodzeniem zostać wykonane przez bota. Należą do nich między innymi: odbieranie dokumentów w formie elektronicznej i dodawanie, importowanie ich do systemu księgowego, generowanie raportów oraz dokumentów cyfrowych i wysłanie ich do klienta, okresowe uruchamianie funkcji systemu księgowego np. sprawdzenie statusu VAT kontrahenta, import rachunków z tzw. białej listy czy import kursów walut.
Cyfrowi pracownicy sprawdzają się również w bardziej skomplikowanych działaniach. Boty można zastosować również w firmie, w której pracownik otrzymuje raporty z systemu agregującego postępowania przetargowe prowadzone na terenie całego kraju. Dokument musi zostać przez niego przeczytany, przeanalizowany oraz przefiltrowany w kontekście interesujących postępowań. Następnie wprowadza on dane do systemu i przesyła do odpowiednich osób w organizacji. Po wprowadzeniu robotyzacji, bot nie tylko odczytuje ogłoszenia i wprowadza je do systemu, ale także na podstawie odpowiednich reguł, jest w stanie wyodrębnić z treści konkretne wartości. Dzięki temu pracownik widzi w systemie przygotowane dokumenty, a jego praca ogranicza się do analizy według powyższych kryteriów.
Wdrożenie automatyzacji, bądź robotyzacji procesów biznesowych w biurach rachunkowych, bezpośrednio wiąże się z szeregiem natychmiastowych efektów oraz korzyści.
• Skrócenie czasu realizacji zadań,
• zwiększenie bezpieczeństwa przetwarzanych danych,
• eliminacja błędów ludzkich,
• łączenie wielu obszarów w biznesie oraz
• odciążenie pracownika od wykonywania powtarzalnych czynności,
realnie wpływają na zwiększoną jakość oferowanych usług i konkurencyjność na rynku. Należy również pamiętać, że rozwiązania robotyzacji mają nieograniczone możliwości harmonogramowania prac – boty są w stanie wykonywać te same czynności przez całą dobę, bez spadku jakości.
Robotyzacja i automatyzacja procesów biznesowych umożliwia realizację powtarzalnych zadań w przedsiębiorstwach z każdej branży. Wielokrotnie umożliwia połączenie obszarów, pomiędzy którymi przepływ danych był uciążliwy i utrudniony, a tym samym podnosi bezpieczeństwo oraz zapewnia lepszą obsługę klienta.