Procesy biznesowe w księgowości
Procesy biznesowe stanowią istotę wszystkich działań realizowanych w organizacjach bez względu na ich wielkość czy specjalizację. Procesy są zestawami działań o charakterze mierzalnym, mają odpowiednią kolejność wykonywania działań, zaprojektowane są w celu dostarczenia konkretnego rezultatu określonemu klientowi lub na określony rynek. Odpowiednie ich zrozumienie, identyfikacja, udokumentowanie oraz zarządzanie nimi wpływa na efektywność funkcjonowania całej organizacji. Ciągłe udoskonalanie procesów jest istotnym czynnikiem wpływającym na obniżanie kosztów oraz generowanie zysków. Odpowiednia realizacja procesów generuje szerokie możliwości rozwoju organizacji.
Wśród setek czy nawet tysięcy obszarów gdzie można optymalizować procesy są biura rachunkowe, które świadczą usługi z zakresu:
• prowadzenia księgowości,
• obsługi kadrowo – płacowej,
• doradztwa gospodarczego oraz w zakresie prawa i podatków,
• oraz innych usług finansowych jak kredyty czy wnioski o dotacje.
W obszarze procesów biznesowych najważniejszymi kryteriami wpływającymi na rozwój organizacji są czas realizacji, bezpieczeństwo, eliminacja błędów. Nie inaczej jest w przypadku biur rachunkowych, gdzie wspomniane parametry odgrywają kluczową rolę i stanowią o ich konkurencyjności na rynku.
Możliwość realnego wpływu na wspomniane kryteria dostarczają rozwiązania z zakresu automatyzacji oraz robotyzacji procesów biznesowych.
Automatyzacja
Zadaniem automatyzacji jest realizacja procesów biznesowych za pomocą dedykowanych rozwiązań programistycznych. Uwzględniając możliwość systemów biznesowych, dostarczane rozwiązania pracują bezpośrednio na silnikach baz danych, wykorzystując interfejsy API oprogramowania organizacji. Takie rozwiązania charakteryzują się niezwykłą szybkością działania oraz bardzo dużą niezawodnością. Pozwalają one na dowolne ich harmonogramowanie oraz wielokrotne uruchamianie. Procesy realizowane do tej pory przez człowieka a przeniesione do rozwiązań zautomatyzowanych charakteryzują się:
● dużym bezpieczeństwem (działania oparte na jasnych regułach),
● zagwarantowaniem odpowiedniej jakości danych (eliminacja błędów ludzkich,)
● bardzo niskim czasem realizacji (praca ludzka ma ograniczone tempo
i charakteryzuje się spadkiem wydajności).
Zapewnienie wspomnianych właściwości powoduje, że biura rachunkowe mogą realizować swoje usługi na wysokim poziomie bez względu na ilość klientów oraz wolumen operacji do wykonania. Automatyzacja procesów dostarcza korzyści natychmiastowo dodatkowo korzysta na tym zarówno biuro rachunkowe jak i jego klient.
Robotyzacja
Robotyzacja jest szczególnym obszarem automatyzacji. Stosowana jest zazwyczaj tam gdzie realizowane na niskim poziomie rozwiązania programistyczne nie mogą być wdrożone. Robotyzacja procesów realizuje dostarczanie programowalnych botów, które w sposób wierny odzwierciedlają pracę człowieka. Programowalne boty pracują jak człowiek w interfejsie graficznym systemu informatycznego organizacji. Jest to 100% odzwierciedlenie pracy człowieka z jednoczesnym wpływem na czas realizacji, bezpieczeństwo oraz eliminację błędów. Realizacja procesu nie jest obarczona występowaniem czynnika ludzkiego.
Bezpośrednie korzyści dla biur rachunkowych z wdrożenia automatyzacji lub robotyzacji:
● natychmiastowe efekty,
● skrócenie czasu realizacji procesu,
● zwiększenie bezpieczeństwa oraz kontroli przetwarzania danych,
● eliminacja błędów pochodzenia ludzkiego,
● nieograniczone możliwość harmonogramowania prac 24/7,
● możliwość łączenia wielu obszarów w biznesie,
● odciążenie pracownika od wykonywania powtarzalnych czynności.
Przykłady rozwiązań:
• Automat sprawdza różnice ilościową pomiędzy dokumentami magazynowymi MMP a MMW w systemie klasy WMS. W przypadku wykrycia różnic, wysyłana jest do księgowości wiadomość email wraz z listą dokumentów bez pary. Działanie: raz w tygodniu – weekend.
Zysk: eliminacja błędów ludzkich, wykrywanie nieprawidłowości.
• Automat sprawdza na wskazanej stronie internetowej termin dostawy do Polski dla wskazanego kontenera. Informacje o zmianie daty dostawy wysyłane są do działu zamówień w wiadomości email. Numer kontenera pochodzi z systemu B2B firmy. Działanie: codziennie w nocy.
Zysk: oszczędność czasu, odciążenie pracownika, zwiększenie jakości obsługi klienta.
Inteligenta automatyzacja
Dostarczanie inteligentnej automatyzacji i robotyzacji pozwala na wzbogacanie procesu biznesowego o rozwiązania z zakresu sztucznej inteligencji. Sztuczna inteligencja pozwala na dostarczanie informacji z wielu obszarów, do najbardziej popularnych zadań AI w automatyzacji należą:
● sprawdzanie poprawności oraz wykrywanie anomalii w danych,
● przewidywanie trendów w biznesie np. cen, stanów towarowych etc.
Automatyzacja procesów umożliwia realizację zadań specjalizowanych w każdej organizacji. Wielokrotnie umożliwia połączenie obszarów w organizacji, pomiędzy którymi przepływ informacji był utrudniony bądź całkowicie niemożliwy. Podnosi bezpieczeństwo oraz zapewnia lepszą obsługę klienta.
Już teraz osiągaj przewagę dzięki automatyzacji procesów z Digital Robots.